Ab Januar 2018 sind unangekündigte Kassen-Nachschauen möglich

Ab Januar 2018 sind unangekündigte Kassen-Nachschauen möglich

Wir beantworten die relevanten Fragen zum Thema „Kassen-Nachschau“.

Ab dem 01.01.2018 wird der Fiskus noch flexibler, denn ab diesem Tag dürfen die Beamten unangekündigt und auch außerhalb einer Betriebsprüfung eine Kassen-Nachschau vornehmen. Diese ist ein eigenständiges Verfahren der Finanzverwaltung, um schnell zu klären, ob alle Kassendaten ordnungsgemäß erfasst werden. Daneben bleiben die bereits bestehenden Gesetze in Kraft.

Detaillierte Informationen zu häufig gestellten Fragen geben wir Ihnen im Folgenden:


Was ist eine Kassen-Nachschau?

Die Prüfer suchen dabei nach auffälligen Sachverhalten in der Kassendokumentation. Werden sie fündig, drohen Steuer-Hinzuschätzungen, die erheblich sein können.  Kassen-Nachschauen werden in der Abgabenordung (AO) in § 146b geregelt. Definition: „Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben können die damit betrauten Amtsträger der Finanzbehörde ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten, um Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. […]“ Im Gegensatz zu einer Betriebsprüfung, die angekündigt werden muss und die Vergangenheit prüft, kontrolliert die Kassen-Nachschau die korrekte Kassenführung zum Zeitpunkt der Prüfung.


A. Was ist der rechtliche Rahmen für Kassen-Nachschauen und welche Termine gibt es?

  1. Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 (Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften): Laut Schreiben vom 26.11.2010 muss ein Kassensystem alle Buchungsdaten im Detail sowie weitere Daten elektronisch und unveränderbar aufzeichnen sowie mindestens 10 Jahre archivieren. Steuerlich relevant sind danach: Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten. Die Übergangsfrist, in der nicht-umrüstbare Systeme noch genutzt werden durften, lief am 31.12.2016 aus. Sollten Sie noch eine alte elektronische Registrierkasse verwenden, die keine Einzelaufzeichnung beherrscht und deren Speicher nicht exportiert werden kann, müssen Sie diese sofort ausmustern.
  2. Umsatzsteuer-Nachschau aus 2002: In der Umsatzsteuer-Nachschau werden unangekündigte Kontrollen durch das Finanzamt legitimiert. Auf dieser rechtlichen Basis wurden in einigen Bundesländern bereits in den letzten Jahren Kassen-Nachschauen durchgeführt.
  3. Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen: Nach dem Gesetz, das am 29.12.2016 in Kraft trat, muss ab dem 1. Januar 2020 jede Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung ausgestattet werden. Für vorher angeschaffte, nicht-umrüstbare Systeme, die aber den Anforderungen des Schreibens des Bundesfinanzministeriums vom 26.11.2010 entsprechen müssen, gibt es eine Übergangsregelung. Sie dürfen noch bis Ende 2022 eingesetzt werden. Darüber hinaus führt das Gesetz die Kassen-Nachschau zum 01.01.2018 ein.
  4. Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) vom 26.09.2017: In der KassenSichV werden einige Details zur technischen Sicherungseinrichtung definiert. Informationen zur Kassen-Nachschau sind nicht enthalten.

B. Wie ist der Ablauf bei einer Kassen-Nachschau?

Bisher gibt es keine konkreten Vorgaben für die Durchführung einer Kassen-Nachschau der Finanzverwaltung. Daher sind die detaillierten Abläufe aktuell unklar. Von folgenden Parametern kann jedoch mit ziemlicher Sicherheit ausgegangen werden:

  • Die Kassen-Nachschau erfolgt unangekündigt.
  • Sie ist keine Betriebsprüfung (korrekter Begriff: Außenprüfung), bezieht sich also nicht auf die Vergangenheit, sondern auf die aktuelle Kassenführung.
  • Erfahrungsgemäß geraten schwerpunktmäßig Branchen und Betriebe in den Fokus der Finanzverwaltung, in denen Kassenmanipulationen vermutet werden.
  • Um beispielsweise fehlende Buchungen zu belegen, ist mit verdeckten Beobachtungen und Testkäufen durch Steuerbeamte zu rechnen, die sich dabei nicht ausweisen müssen. Erst für die Durchführung der Kassen-Nachschau muss ein Dienstausweis vorlegt werden.
  • Im Rahmen einer Kassen-Nachschau müssen Sie voraussichtlich Kassenbuch, Kassenberichte und die Verfahrensdokumentation bereitstellen sowie Fragen zur allgemeinen Kassenführung beantworten.
  • Den Finanzbeamten muss der Zugriff auf die Einzelaufzeichnungen ermöglicht werden, damit diese z.B. die Aufzeichnung ihrer Testkäufe überprüfen können. Der Zugriff wird sich vermutlich auf die Daten des aktuellen Tages und evtl. auf die der zurückliegenden Tage beschränken.
  • Ein Kassensturz ist möglich, um den Soll-Bestand gemäß Kassenbericht mit dem ausgezählten Ist-Bestand vergleichen zu können. Bei einem Kassensturz werden sämtliche Bargeldbestände in einem Betrieb bzw. in einer Filiale ermittelt. Um jederzeit einen Kassensturz durchführen zu können, ist es erforderlich, alle Veränderungen (Wechselgeld-Einlagen, Trinkgelder, Abschöpfungen, etc.) zu erfassen.
  • Wenn erhebliche Mängel festgestellt werden, kann direkt zu einer Betriebsprüfung übergegangen werden!

C. Was bedeuten die Änderungen zum 01.01.2018 für meinen Betrieb?

  • Stellen Sie mit einem geeigneten Kassensystem sicher, dass Sie sämtliche genannten Unterlagen und Einzelaufzeichnungen jederzeit kurzfristig den Finanzbehörden zur Verfügung stellen können. Eine mehrtätige Verzögerung (z.B. weil nur der Fachhändler die Daten bereitstellen kann) wird mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht akzeptiert werden. Bei Vectron-Kassen können die erforderlichen Daten aus dem Fiskaljournal bereitgestellt werden.
  • Stellen Sie die jederzeitige Kassensturzfähigkeit sicher. Wenn nicht alle Bestandsveränderungen in der Kasse erfasst werden (inkl. Wechselgeld-Einlage, Trinkgeldern etc.), werden daraus resultierende Differenzen im Falle einer Kassen-Nachschau erklärt werden müssen. Erfahrungswerte liegen dazu bisher nicht vor.

Weitere ausführliche Informationen zu den Anforderungen des Finanzamtes an Kassensysteme finden Sie in unserem Blogbeitrag „Fragen und Antworten: Aktuelle Gesetzgebung zu Registrierkassen“.


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