Fragen und Antworten: Registrierkassenpflicht und technische Sicherheitseinrichtung (ab 01.04.17) in Österreich

Wir beantworten Ihre Fragen zu den Anforderungen der österreichischen Finanzbehörden an Kassensysteme

Am 7. Juli 2015 hat der österreichische Nationalrat das Steuerreformgesetz 2015/2016 beschlossen. Darin enthalten sind die Registrierkassen- und Belegpflicht zum 1. Jänner 2016 und die Pflicht zur Nutzung der Sicherheitseinrichtung sowie zum Druck des QR-Codes zum 1. April 2017.

Am 1. September 2015 wurde die Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) mit den technischen Details veröffentlicht, am 11. Dezember 2015 wurde sie rechtskräftig. Die Registrierkassen müssen ab dem 01.04.2017 über eine technische Sicherheitseinrichtung auf Basis von elektronischen Signaturen verfügen. Es besteht eine Verpflichtung zur Belegausgabe. Auf den Beleg ist ein QRCode mit Signaturdaten zu drucken. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie unten im Text unter Punkt B und C.

Die Pflichten zur Datenaufzeichnung entsprechen grundsätzlich den bereits seit 2007 bestehenden Anforderungen (festgelegt in Bundesabgabenordnung und Barbewegungsverordnung, zuletzt präzisiert in der Kassenrichtlinie 2012). Technische Veränderungen ergeben sich durch die Sicherung gegen Manipulationen. Die Sicherheitseinrichtung basiert auf einer elektronischen Signatur jedes Geschäftsvorfalls. Durch diese Signatur beinhaltet jeder Beleg den Nachweis über die korrekte
Registrierung. Außerdem können die signierten Daten nicht mehr unerkannt verändert werden und sie lassen sich eindeutig dem Unternehmen zuordnen. Die Signaturen können mit Smartcards, Hardware-Sicherheitsmodulen oder online erstellt werden – in den meisten Fällen sind Smartcards die sinnvollste Lösung. In jedem Fall muss die Signaturerstellungseinheit bzw. der Online-Dienst von einem Vertrauensdiensteanbieter (früher Zertifizierungsdiensteanbieter), der vom Bundesministerium
für Finanzen (BMF) gelistet ist, stammen.

Was genau diese Punkte für Sie in der Praxis bedeuten, beantworten wir in unseren FAQ:

A.  Fragen zur Registrierkassenpflicht
B.  Allgemeine Fragen zur technischen Sicherheitseinrichtung
C.  Fragen zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung
D.  Fragen zur täglichen Arbeit mit der Kasse
E.  Downloads


A. Fragen zur RegistrierkassenpflichtFragezeichen

1.    Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Die Registrierkassenpflicht gilt für Unternehmer ab einem Nettojahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze 7.500 Euro netto je Betrieb im Jahr überschreiten.

2.    Gibt es Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht?

Ja. Die wesentlichen Erleichterungen gelten bei Nettoumsätzen bis 30.000 Euro pro Jahr und

  • Umsätzen im Freien (ehemalige Kalte-Hände-Regelung: z. B. Maronibrater, Christbaumverkäufer)
  • bestimmten Umsätzen von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben von abgabenrechtlich begünstigten Körperschaften (z. B. kleine Feuerwehrfeste)
  • Umsätzen in Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten
  • Kantinenumsätzen eines gemeinnützigen Vereins, wenn diese Kantine nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben wird und
  • Buschenschankumsätzen soweit sie innerhalb von 14 Öffnungstagen im Kalenderjahr erzielt werden.

3.    Welche Voraussetzungen mussten Registrierkassen bereits 2016 erfüllen?

Spätestens seit dem 1. Juli 2016 müssen Unternehmer eine Registrierkasse einsetzen, die den Vorgaben der Kassenrichtlinie 2012 entspricht, Bareinnahmen mit dieser erfassen und Belege ausstellen, die den Anforderungen des § 132a BAO entsprechen.

4.   Drohten bereits 2016 Strafen, wenn Barumsätze nicht mit elektronischer Registrierkasse erfasst wurden?

Wird trotz Überschreiten der Umsatzgrenzen keine Registrierkasse genutzt, drohen finanzstrafrechtliche Konsequenzen. Eine Übergangsregelung gibt es seit Mitte 2016 nicht mehr. Die Finanzämter können eine Geldstrafe bis zu 5.000 Euro verhängen. Außerdem führt die Nichtnutzung zum Verlust der Vermutung der sachlichen Richtigkeit der geführten Bücher und Aufzeichnungen und kann zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Abgabenbehörde führen.

5.    Ist eine Registrierkasse mitzunehmen, wenn Leistungen außerhalb der Betriebsstätte erbracht werden?

Für so genannte „mobile Gruppen“ sind in der Barumsatzverordnung Erleichterungen bei der zeitlichen Erfassung der Barumsätze festgelegt worden. Dazu gehören z. B. (Tier-)Ärzte, Friseure, Masseure, Reiseleiter oder Fremdenführer. Diese müssen keine Registrierkasse dabei haben, sondern können bei Leistungserbringung einen Beleg ausstellen. Die Belegdurchschrift ist bei Rückkehr an die Betriebsstätte ohne Aufschub nachträglich zu erfassen.

6.    Wie wird die Anschaffung einer Registrierkasse gefördert?

Für die Anschaffung/Umrüstung kann eine Prämie von 200 Euro beantragt werden (Beilagenformular E 108c). Zudem sind die Kosten im Jahr der Anschaffung unbegrenzt absetzbar.

7.   Was bedeutet die Belegerteilungsverpflichtung für Unternehmer und Kunden?

Unternehmer müssen über jede empfangene Barzahlung einen Beleg ausstellen – unabhängig vom Jahresumsatz und vom Betrag der Barzahlung. Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.

8.   Gibt es Konsequenzen bei der Nichteinhaltung der Belegerteilungsverpflichtung?

Die Nichterstellung eines Belegs stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit bis zu 5.000 Euro bestraft wird. Die Nichtentgegennahme bzw. Nichtmitnahme des Belegs durch den Kunden hat keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen, allerdings ist eine Kontrolle durch Organe der Abgabenbehörde möglich. Im Zuge der Kontrolle ist eine Mitwirkungspflicht des Kunden gegeben.

9.   Was muss beim Verkauf und Einlösen von Gutscheinen beachtet werden?

Ein Gutschein ist eine Verbindlichkeit des Unternehmers gegenüber dem Kunden. Bei Verkauf des Wertgutscheines besteht Einzelaufzeichnungspflicht, aber es handelt sich nicht um einen registrierkassen- und belegerteilungspflichtigen Barumsatz. Wenn der Bareingang jedoch in der Registrierkasse erfasst wird, müssen die Belege den Anforderungen des § 132a BAO entsprechen, d.h. der Bareingang ist als 0-Umsatz bzw. als 0%-Umsatz zu erfassen. Die Einlösung des Wertgutscheins wiederum gilt als Barumsatz und ist registrierkassenpflichtig. Es besteht daher Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht.


B. Allgemeine Fragen zur technischen Sicherheitseinrichtung

1.   Wozu ist die Sicherheitseinrichtung da?

Die ab 1. April 2017 benötigte Sicherheitseinrichtung verhindert Manipulationen der in der Registrierkasse gespeicherten Daten, indem ein spezieller QR-Code auf den Beleg gedruckt wird. Dahinter verbirgt sich eine individuelle Signatur des jeweiligen Unternehmers, die die Barumsätze der Registrierkasse in chronologischer Reihenfolge miteinander verkettet. Eine Datenmanipulation würde die chronologische Barumsatzkette unterbrechen und wäre somit nachweisbar.

2.   Woraus besteht die Sicherheitseinrichtung in Registrierkassen?

Die Sicherheitseinrichtung besteht aus einer Verkettung der Barumsätze mithilfe der elektronischen Signatureinheit, die Belege mit einer Art persönlichem Stempel ausstattet. Die elektronische Signatur- oder Siegelerstellungseinheit wird im Folgenden als Signaturkarte bezeichnet.

3.    Woran erkennt man, ob eine Registrierkasse mit einer Sicherheitseinrichtung ausgestattet ist?

Belege, die mit einer manipulationssicheren Registrierkasse ausgestellt werden, weisen einen maschinenlesbaren QR-Code auf.

4.    Ich habe bereits eine Vectron-Kasse. Was nun?

Hier können wir Sie beruhigen: Für alle aktuellen und auch für viele ältere Modelle bieten wir ein Update an. Sie müssen also in den meisten Fällen keine neue Kasse kaufen. Ihr Kassenfachhändler berät Sie gerne.


C. Fragen zur Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung

1.    Welche Schritte sind für die Inbetriebnahme erforderlich?

Die korrekte Inbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung einer Registrierkasse besteht aus mehreren Schritten:

  • der Beschaffung der Signaturkarte (siehe nächste Frage),
  • der Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse,
  • der Erstellung des Startbelegs,
  • der Registrierung der Signaturkarte und der manipulationssicheren Registrierkasse über
    FinanzOnline sowie
  • der Prüfung des Startbeleges mittels der Prüf-App „BMF Belegcheck“.

Bitte klären Sie das genaue Vorgehen rechtzeitig mit Ihrem Vectron-Kassenhändler.

2.   Wo gibt es die Signaturkarte?

Die Beschaffung der Signaturkarte von einem der zugelassenen Anbieter übernimmt Ihr Vectron-Händler.

3.   Wie funktioniert die Initialisierung der manipulationssicheren Registrierkasse?

Die meisten Vectron-Kassen benötigen ein Software-Update und einen Kartenleser (in einigen Geräten ist der Leser bereits ab Werk vorhanden). Nehmen Sie hierzu bitte Kontakt mit Ihrem Vectron-Fachhändler auf.

4.    Was ist eine Kassenidentifikationsnummer?

Die Kassenidentifikationsnummer dient der Kennzeichnung einer Registrierkasse innerhalb eines Unternehmens. Sie kann frei vergeben werden, muss im Unternehmen jedoch einzigartig sein.

5.    Was ist die Startbelegprüfung?

Der Startbeleg muss mit Hilfe der BMF Belegcheck-App bis spätestens zum 31. März 2017 geprüft werden. Er ist mindestens sieben Jahre lang aufzubewahren. Bei Inbetriebnahme einer Registrierkasse ab dem 1. April 2017 darf zwischen der Registrierung von Signaturkarte und Registrierkasse über FinanzOnline und der Prüfung des Startbelegs nur noch eine Woche liegen.

6.    Woher bekomme ich die BMF Belegcheck-App und wie funktioniert sie?

Die BMF Belegcheck-App zur Prüfung des Startbeleges steht zum Gratis-Download auf Smartphone oder Tablet zur Verfügung (Informationen unter https://www.bmf.gv.at/kampagnen/Unsere-Apps.html). Mit der App kann der QR-Code der eigenen Belege gescannt und geprüft werden, um die Gültigkeit der Belege festzustellen. Das Ergebnis der Prüfung wird unmittelbar am Display des Smartphones oder Tablets angezeigt. Vor der ersten Anwendung muss die BMF Belegcheck-App durch Eingabe des Authentifizierungscodes freigeschaltet werden. Dieser kann nach erfolgreicher Registrierung der Registrierkasse über FinanzOnline angefordert werden.


D. Fragen zur täglichen Arbeit mit der Kasse

1.    Was ist, wenn die Signaturkarte defekt ist?

Wenn die Signaturkarte defekt oder verloren gegangen ist, müssen die Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Signaturkarte erfasst werden. Nur wenn dies nicht möglich ist, kann die Registrierkasse ohne Signaturkarte bis zum Ersatz der Signaturkarte weiter betrieben werden. In diesem Fall druckt Ihre Vectron-Kasse den vorgeschriebenen Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ automatisch auf jeden Beleg. Bei Inbetriebnahme der neuen Signaturkarte wird für sämtliche Geschäftsvorfälle im Ausfallzeitraum
ein signierter Sammelbeleg erstellt.

2.   Was ist bei Ausfall, Verlust oder Diebstahl der Registrierkasse zu tun?

Bei Ausfall oder Verlust einer Registrierkasse müssen die Geschäftsfälle auf einer anderen Registrierkasse erfasst werden. Sollte das nicht möglich sein, sind Belege von Hand anzufertigen. Wenn eine Reparatur der Registrierkasse möglich ist und der Ausfall die aufgezeichneten Daten nicht beschädigt hat, kann die Registrierkasse
nach der Fehlerbehebung wieder in Betrieb genommen werden. Hinweis: Buchungen, die zur Fehlersuche dienen, sind als Trainingsbuchungen zu kennzeichnen.
Wenn eine Reparatur nicht möglich ist, oder Daten im Datenerfassungsprotokoll beschädigt wurden, muss das alte Datenerfassungsprotokoll gesichert werden.
Sollte der Ausfall der Registrierkasse länger als 48 Stunden dauern, so müssen Beginn und Ende des Ausfalls binnen einer Woche über FinanzOnline gemeldet werden. Sämtliche Geschäftsvorfälle im Ausfallszeitraum sind nachzuerfassen, wobei die Bezugnahme auf die Belegnummer des händischen Belegs, der auch ein täglicher
Sammelbeleg sein kann, genügt. Die händischen Aufzeichnungen müssen aufbewahrt werden.

3.    Muss man die Außerbetriebnahme einer Registrierkasse bei Betriebsferien oder Saisonende über FinanzOnline melden?

Nein, eine Außerbetriebnahme muss nur dann über FinanzOnline gemeldet werden, wenn die Registrierkasse dauerhaft oder aufgrund einer irreparablen Beschädigung außer Betrieb genommen wird.

4.    Was ist, wenn der Belegdrucker nicht funktioniert?

Wenn der Drucker nicht funktioniert, die Kasse selbst aber noch die Verkaufsvorgänge ordnungsgemäß erfasst und signiert, darf mit der Kasse weitergearbeitet werden. Es sind händische Belege mit Durchschrift zu erstellen, die dem Kunden übergeben werden müssen. Die Durchschriften sind aufzubewahren. Eine Nacherfassung der händischen Belege ist nicht erforderlich, weil diese bereits in der Kasse erfasst sind.

5.    Was ist beim Einsatz der MobileApp zu beachten?

In Bezug auf die vom Finanzamt verlangten Daten funktioniert die Vectron-MobileApp wie eine „Fernsteuerung“ für die damit verbundene Kasse. Also erfolgen dort alle nötigen Datenaufzeichnungen und es gibt nichts weiter zu beachten.


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